안녕하세요, 살라몬입니다. 살다보면 영어권 바이어에게 이메일을 보내거나, 또는 영어로 비즈니스 이메일을 보내게 될 때가 있습니다. 단순히 파파고나 AI로 번역을 돌려 보내기엔 매끄럽지 않은 부분이 많아 애매합니다. ^^;
이 글에서는 영어로 이메일의 목적을 밝히는 방법과 확인 요청 방법에 대해 다루면서, 추가적으로 비즈니스 이메일에서 알아두면 좋을 표현 및 팁들을 소개하려고 합니다.
1. 이메일의 목적을 밝히는 표현들
비즈니스 이메일은 이메일의 목적을 명확히 전달하는 것이 중요합니다. 이메일의 시작 부분에서 목적을 알리는 표현으로, 아래와 같은 문장들을 사용할 수 있습니다:
- I'm writing to inquire about ~
예 1: I'm writing to inquire about the availability of your services for our upcoming event.
예 2: I'm writing to inquire about the pricing details for bulk orders. - I'm reaching out regarding ~
예 1: I'm reaching out regarding the feedback you provided on our recent project.
예 2: I'm reaching out regarding the changes in the project timeline. - I'm writing to inform you that ~
예 1: I'm writing to inform you that we have finalized the contract terms.
예 2: I'm writing to inform you that there will be a delay in the shipment.
이외에도 상황에 따라 다음과 같은 표현을 사용할 수 있습니다:
- I'm sending this email because ~
예 1: I'm sending this email because we require additional information on your latest proposal.
예 2: I'm sending this email because we noticed a discrepancy in the invoice. - In this email, we wanted to tell you ~
예 1: In this email, we wanted to tell you about the new features added to our platform.
예 2: In this email, we wanted to tell you that we have extended our support hours.
보통 한국어로 '~의 사유로 이메일 드립니다' 와 같은 느낌입니다.
동사를 변경하여 적절하게 사용하면 됩니다.
2. 확인 요청 표현들
비즈니스 이메일의 또 다른 중요한 목적은 상대방의 확인을 요청하는 것입니다. 아래는 "〜을 확인해 주시겠습니까?"와 같은 표현을 영어로 전환한 예시들입니다:
- Could you please check ~?
예 1: Could you please check the revised document and provide your feedback?
예 2: Could you please check the meeting room availability for next Thursday? - Please confirm if ~
예 1: Please confirm if the proposed timeline works for your team.
예 2: Please confirm if you have received the signed agreement. - Could you please look into ~?
예 1: Could you please look into the issue with the payment processing and update us?
예 2: Could you please look into the delay in delivery and let us know the status?
보다 공손한 표현으로 바꾸고 싶다면 다음과 같은 문장을 사용할 수 있습니다:
- It would be much appreciated if you could ~
예 1: It would be much appreciated if you could review the attached report and share your thoughts.
예 2: It would be much appreciated if you could confirm the final details by Friday. - I would appreciate it if you could ~
예 1: I would appreciate it if you could provide an update on the project status by end of day.
예 2: I would appreciate it if you could let us know your availability for the meeting.
더 간결한 표현으로는:
- I'd like to request an update on ~
예 1: I'd like to request an update on the marketing strategy for Q4.
예 2: I'd like to request an update on the client feedback you received. - We need ~
예 1: We need the finalized budget proposal by next week.
예 2: We need your approval on the project scope before proceeding further.
한국어로 따지면 '확인해주시겠습니까?' 와 같은 뉘앙스인데, 이 또한 적절하게 사용하면 됩니다.
3. 비즈니스 이메일 작성 시 유용한 추가 팁
비즈니스 이메일에서 주의해야 할 몇 가지 중요한 요소들이 있습니다. 이를 통해 이메일의 명확성과 전문성을 높일 수 있습니다.
a. 명확하고 간결한 주제 작성
이메일의 제목은 이메일의 전체 내용을 요약하는 역할을 합니다. 제목이 명확하고 간결해야 수신자가 이메일의 중요도를 바로 파악할 수 있습니다. 예를 들어:
- Meeting Request: Feedback on Q3 Results
- Urgent: Approval Needed for Project X
b. 적절한 인사말과 마무리 인사 사용
이메일의 시작과 끝을 어떻게 마무리하느냐도 중요한 부분입니다. 정중한 인사말은 이메일의 톤을 설정하는 데 도움이 됩니다. 예시로는:
- 시작 인사:
예 1: Dear Mr. Smith,
예 2: Hi John, - 마무리 인사:
예 1: Best regards,
예 2: Sincerely,
c. 첨부파일 안내
첨부파일이 있는 경우 이를 언급하여 수신자가 놓치지 않도록 합니다. 예를 들어:
- Please find attached ~
예 1: Please find attached the revised contract for your review.
예 2: Please find attached the presentation slides for tomorrow's meeting.
d. 감사의 표현
상대방의 협조나 시간을 존중하는 표현은 비즈니스 관계를 긍정적으로 유지하는 데 도움이 됩니다. 예를 들어:
- Thank you for your time and consideration.
- We appreciate your prompt response on this matter.
위의 내용을 잘 참고하셔서 비즈니스 이메일을 작성하신다면, 영어에 능숙하지 못한 한국인이어도 나름 전문적인 의사소통을 하실 수 있을 겁니다. 이 가이드를 참고하여 더욱 효과적인 비즈니스 이메일을 작성하시기 바랍니다.